在当前这个数字化商业时代，软件采购对企业的发展至关重要。这一过程包含了许多步骤和繁杂的程序，还涉及到众多部门和不同角色，这些都是需要我们深入探究的关键所在。
寻源阶段
软件采购的第一步是寻找源头。项目经理和产品经理会从过往合作的供应商中挑选合适的产品合作伙伴。例如，一些大型企业里，项目经理会基于过往项目中的愉快合作，优先联络之前的供应商。此外，同事的推荐也是关键，他们可能了解能提供优质产品的其他供应商。同行业其他企业的推荐供应商也会被纳入考虑。2019年，某公司就通过同行业友商的推荐找到了新的潜在供应商。同时，他们还会通过搜索引擎、软件采购平台网站和行业报告来寻找。在这一阶段，会对供应商进行多轮筛选，评估其规模、声誉等因素，挑选出有意向的供应商进入下一阶段。在这一过程中，各种信息来源汇集，为锁定合适的供应商做好准备。
，在这个阶段，厂商调研图谱的构建至关重要。要完成这项工作，必须详尽地收集潜在厂商的多方面资料。比如，有一家专注于软件开发的企业，其产品主要针对数据处理软件，服务于金融和互联网领域。这家企业的典型客户包括多家知名银行和互联网公司。在了解其员工素质和技术实力后，这些信息将作为综合评估的依据。
POC阶段
完成寻源后，便进入POC阶段。此阶段旨在检验产品是否满足所需。若企业欲购办公软件，便会向供应商发出POC邀请。供应商同意后，需申请POC设备，技术经理依据供应商提供的软硬件部署清单进行操作。接着是部署POC环境，若软件供应商需将办公软件部署至本地环境，需严格遵循规定操作。若存在开发需求，则于POC环境中实施开发。无开发需求时，产品部署完毕即可直接使用。随后是POC演示，需向业务方展示主要需求和场景的满足情况。最后是撰写POC报告，需全面对比各供应商产品的优缺点。POC结果对最终采购决策的影响约占50%。
POC报告内容丰富。以某智能客服软件为例，其报告旨在提升客服工作效率。测试过程遵循科学合理原则，着重于软件功能的检验。涉及的业务需求由业务部门提出，技术部门负责执行测试。环境部署方面，软硬件要求因产品而异。同时，报告还包括具体测试场景、厂商表现和最终评估结果。
立项阶段
POC完成之后，便进入立项环节。这时，业务部门会正式提交采购请求。负责采购的部门，比如IT部、采购部或办公室，会着手处理立项申请。他们会根据采购金额的大小来决定是否需要召开立项评审会议。例如，若采购金额达到100万元，公司规定必须召开评审会。在立项过程中，需要准备众多文件，包括立项报告、立项PPT、需求文档、项目总预算、技术方案、招标邀请函等。这些文件详尽地记录了项目相关信息，为后续采购流程提供了重要依据。
在项目启动阶段，我们确立了采购计划，该计划详细说明了采购的具体方法，这些方法是根据公司的采购政策制定的。当某家公司需要购买管理软件时，他们依照公司规定选择了公开竞标的形式。在整个竞标过程中，所有步骤都严格依照制度进行，这样做旨在确保采购过程的公平、公正和透明。
正式实施阶段
正式实施后，主要任务是进行项目管理。需明确甲乙双方参与项目的成员及其职责。需求分析至关重要，项目经理或产品经理需协助厂商沟通业务，确保业务方准确阐述需求并提供专业意见。比如在一个电商项目中，项目经理在需求分析阶段，确定了当前需求的具体范围和优先顺序，确保了项目的顺利推进。
设计方案完成后，需进行业务评审，以推动方案的改进。开发阶段，项目经理或产品经理需全面管理项目，确立项目时间表，并按周报告进度。同时，他们还需协助厂商和业务部门解决项目中的问题，确保项目整体进展顺利。
系统上线流程
系统部署需经过严格步骤。包括但不限于进入生产环境、设置防火墙等。上线前进行安全审查是必须的，这对于保障系统稳定和安全至关重要。比如，某金融系统在上线前就进行了严格的安全审查，以防止潜在的安全隐患。此外，上线前的业务培训同样重要，确保相关人员掌握系统操作。随后，还需准备上线通知，通过OA系统发布、企业微信、公众号、邮件等多种途径通知相关人员。
各个环节必须依照既定流程严格操作，哪怕是一点小疏忽，也可能引发系统上线失败或使用时出现麻烦。像有些企业，因为没给员工做好系统上线前的培训，结果员工在使用新系统时犯了好多错误。
项目验收
在项目验收环节，厂商需根据项目实际情况提交验收清单所列出的各项材料。用户手册、系统需求说明书、测试结果报告、概要或详细设计文档、数据库设计方案等，都是关键的验收文件。这些文件从多个角度展现了项目细节。比如，用户手册有助于用户日后操作，而测试报告则验证了产品的品质。
在验收阶段，对这些资料进行细致的审核，目的是保证项目能够满足既定标准。有个软件开发项目在验收时，由于测试报告里的数据不齐全，差点未能通过审查。所幸后来数据得到了补充，项目才得以顺利通过验收。
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